DISEÑO DE LAS ORGANIZACIONES


INTRODUCCIÓN
Para conformar una empresa, se necesita tener en cuenta una serie de pautas preestablecidas, que se pueden adaptar para tener una buena organización. Muchas empresas que empiezan decaen rápidamente por una mala organización.
Si desde el inicio se planea un buen diseño organizacional basándonos en varios elementos como lo son, otras empresas del mismo sector, documentación, modelos conocidos, entre otros, nuestra empresa podrá surgir de la mejor manera y así mismo podrá afrontar los retos que supone el mercado en el cual se desenvuelva.
Para esto vamos a dar un pequeño resumen sobre lo que se plantea en el documento “Diseño de las Organizaciones” y así tener un mejor concepto de cómo funciona una organización en su interior o poder identificar como está llevando la organización X empresa a la cual podamos llegar en algún momento, y con esto poder desarrollar de manera efectiva algún tipo de auditoría requerida por la misma.

HISTORIA
La teoría de la organización empieza desde el siglo XIX, cuando se empieza la revolución industrial, de allí a nuestros días se han notado una serie de cambios por parte de las empresas, una constante evolución en su estructura organizacional en función de los objetivos que estas se proponen.
Se empiezan a conocer diferentes modelos de organización en las empresas, y los nombraremos a continuación.

ORGANIZACIONES CERRADAS O BUROCRÁTICAS.
Aquí el rumbo de la empresa solo se maneja por los dueños de las mismas o solo unos pocos dirigían la empresa con base en sus objetivos y los demás solo seguían órdenes. Este modelo se ve todavía en muchas empresas hoy en día.
Si un individuo no cumplía sus objetivos de la forma en la que eran impuestos por sus jefes, se podría afirmar que este empleado no era lo suficientemente bueno.
Se puede afirmar que con este tipo de organización no se da ni opinión ni voto a los empleados de menor rango.

SISTEMAS NATURALES.
En este tipo de organización se tienen en cuenta los siguientes aspectos fundamentales.
· Cooperación
· Cultura Organizacional
· El liderazgo
· La motivación
· Trabajo en Equipo
Estos aspectos son fundamentales dentro de cualquier empresa en la actualidad. Este es uno de los modelos que más se aplican en las grandes empresas junto con el siguiente modelo.

SISTEMAS ABIERTOS
Este tipo de organización combinado con el anterior generaría un gran éxito en cualquier empresa, pero en los sistemas abiertos los directivos deben tener las siguientes características:
· Lideres
· Flexibilidad
· Adaptabilidad
· Capacidad de innovación
Todo esto para lograr que las empresas sean agiles, flexibles, con mayor grado de coordinación entre las diferentes áreas que la conforman y su entorno.

EL DIRECTIVO
Este personaje desempeña un papel clave al interior de una organización, su responsabilidad es alta, ya que de él depende en gran parte la creación y el desarrollo de la organización. Debe está capacitado para:
· Tener y desarrollar una visión del negocio clara y de fácil comunicación.
· Tener objetivos claros de referencia
· Ser líder y atraer el talento necesario para cumplir con los objetivos propuestos y desarrollar un buen entorno de trabajo “motivación”.
· Debe promover buenos mecanismos para la toma de decisiones, control en los procesos organizativos y productivos.
· Saber dirigir la organización para así poder adaptarse a los nuevos cambios del entorno y el mercado.
No debemos olvidarnos del factor humano, recordemos que las empresas están conformadas por personas, y que a pesar de cumplir funciones y verlos como un elemento más dentro de la empresa, debemos incentivarlos y motivarlos en función de los objetivos obtenidos. Nada es más gratificante para un empleado que el reconocimiento por su labor desempeñada.

ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA
Para tener una buena estrategia en cualquier empresa y llevarla a cabo es necesario primero tener una buena organización, y que la estrategia este a la par con el tipo de organización que se esté manejando.
El tipo de estructura en una organización determina quienes dirigen la empresa “distribución de poder”. Debemos tener en cuenta los siguientes elementos.

· Departamentalización: Debemos elegir que tipos de departamentos tendrá nuestra organización, dentro de la jerarquía de la organización.

· Grado de especialización: De acuerdo a cada departamento se elije una persona idónea para el cargo que cumpla ciertos requisitos. Cada trabajo requiere un grado de especialización, si este grado es alto, las sub-tareas se desarrollan mucho mejor.

· Niveles de supervisión: Es el orden jerárquico que maneja el nivel de control y supervisión de los empleados. Personas que controlan cada departamento hay 2 modelos, uno jerárquico y otro plano. Cada vez más empresas tienden a tomar el 2do modelo.

· Distribución de la toma de decisiones: Existen dos formas.
o Vertical: Centralización o Descentralización
o Horizontal: Distribución del poder entre departamentos

· Las fronteras organizativas: Aquí se debe tener en cuenta la naturaleza política de cualquier organización y la necesaria convivencia entre la estructura informal y la formal.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Se describen 5 partes fundamentales que conforman las organizaciones y los mecanismos de coordinación.
1. Núcleo operativo: Personas encargadas de funciones como compras, producción, ventas, etc. Se encargan de los trabajos relacionados con la producción de productos y servicios.

2. La Línea media. Esta parte la conforman personas con responsabilidades sobre los departamentos, divisiones, funciones, procesos, etc. Se podrían mencionar jefes de cada departamento que tenga la empresa.

3. Cumbre estratégica: conformada por los directivos, encargados de supervisar todo el sistema. Deben estar en constante supervisión directa, relacionarse con su entorno y velar por el buen desarrollo estratégico de la organización.

4. El Staff de Soporte: Son unidades especializadas en proporcionar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones.

5. La Tecnoestructura: Personas que realizan tareas de análisis, planificación, y control del trabajo en la organización. Los hay de 3 tipos. De estudios de trabajo que normalizan procesos, de planificación y control que normalizan los outputs “salidas” y de personal que normalizan las habilidades.

6. La ideología: Alcanza las tradiciones y creencias de la organización y le da cierta vida propia al esqueleto de la estructura.


MECANISMOS DE COORDINACIÓN



Elementos básicos de una estructura, mantiene la unión de las organizaciones.
· Adaptación mutua: se consigue mediante la comunicación informal.
· Supervisión directa: se consigue asumiendo responsabilidades, dando instrucciones y mostrando control en las acciones.
· Normalización de procesos: Especificación del contenido de trabajo sobre todo a nivel operativo.
· Normalización de resultados: Coordinación de lo que se quiere conseguir alcanzando los objetivos propuestos por la organización.
· Normalización de habilidades: Saber el perfil profesional de la persona que irá a hacerse cargo de algún puesto de trabajo, esto acarrea estudios externos a la organización.
· Normalización de las normas: Se logra la coordinación compartiendo creencias, valores, normas, reglas, etc. comunes de los trabajadores.

PROCESOS LATERALES DE COMUNICACIÓN

La coordinación de actividades de una organización se realiza mediante los procesos laterales; los diseñadores (directivos) deben tener en cuenta la coordinación inter-funcional y la cantidad de procesos laterales los cuales deben coincidir.

Grupo voluntario e informal
Se crean espontáneamente y los diseñadores de las organizaciones (directivos) pueden influir en su creación y en su efectividad. No tienen coste alguno para la organización.

e-coordinación
Se basa en el uso de nuevas tecnologías de la información. Ejemplo CRM para dar servicio a un cliente.

GRUPO FORMAL (DESDE SIMPLE HASTA MULTIDIMENSIONAL Y JERÁRQUICO)
Los objetivos están establecidos formalmente. Su coste si se toma en cuenta porque surgen de la dirección de la empresa y pierden su naturalidad.

INTEGRADORES (A TIEMPO COMPLETO, POR ROLES O DEPARTAMENTOS)
Son jefes de producto/proyectos/procesos/de marca, etc. Es un rol muy difícil de desempeñar, dado que requiere una coordinación de personas sobre las que puede no tenerse autoridad jerárquica y en ocasiones introduce cierta confusión respecto a los roles y responsabilidades.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Para crear una matriz el rol del integrador se cambia a un rol de línea en la organización y se crea una dimensión jerárquica adicional. La compañía tiene entonces dos dimensiones jerárquicas. Las estructuras matriciales normalmente se ponen en marcha cuando la estrategia de la empresa requiere un balance y equilibrio entre poderes.

ESQUEMA DE CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS FORMAS ORGANIZATIVAS
· A medida que el cambio continuo del entorno se convierte en una constante, los procesos laterales se convierten en la principal forma de coordinar actividades.
· Los diseñadores de la organización tienen que tener en cuenta que la necesidad de coordinación interfuncional y los tipos y la cantidad de procesos laterales tienen que coincidir.

Organización Funcional
· Orientada a los “inputs”
· Centralizada
· Supervisión mediante jerarquía, planes y procedimientos
· Orientación hacia la eficiencia de los recursos
· Apropiada para entornos estables
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Organización Divisional
· Apropiada para estrategias de Diversificación
· Orientada a los “outputs”
· Separación de estrategia y operaciones
· Adaptabilidad a distintos mercados
· Crean barreras entre negocios – duplicidades
· Fallan por diversificación no relacionada o por
· Fallan por excesivo intervencionismo de la central
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Estructura Matricial
· Apropiada para estrategias de Adaptación a Mercados
· Doble orientación input-output
· Derechos de decisión compartidos
· Doble “reporting”
· Adaptabilidad y Eficacia
· Entornos Complejos - Múltiples demandas
· Obliga a aprender a vivir en la ambigüedad
· Complejidad y desequilibrios
Ventajas Inconvenientes
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Organización De Red
· Satélites de especialistas en su alrededor
· Muchas veces “outsourcing” en varias empresas independientes
· La red de contactos es muy importante (Networking)
· Continuo flujo de entrada y salida de proveedores (subcontratados) que aparecen bajo el mismo paraguas para el cliente.
· El núcleo se centra en las competencias que mejor conoce y donde puede añadir valor

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ESPECIFICACIONES

El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. Este diseño hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización. Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización --La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación-- tienen toda una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.